Has aprendido los conceptos básicos acerca de la nómina. Ahora es momento de decidir si manejarás el proceso tú mediante un servicio de nóminas o contratarás a un contador para que te ayude. A continuación se listan algunos beneficios, obstáculos y pasos involucrados en cada opción.
1. Hacerlo uno mismo
Esta opción es la que implica menores costos, pero también la que más tiempo conlleva, especialmente si cuentas con muchos empleados o hay en juego otros factores de complicación. También puede inducir a más errores; lo cual podría resultar en penalidades legales o fiscales.
Es probable que quieras, también, elegir un software de nóminas que te asista cuando inicies el proceso. Para más información acerca de cómo mantener buenos registros comerciales [consulta aquí nuestros consejos para el mantenimiento de registros].
2. Utilizar un servicio de nóminas
Hay disponibles muchos servicios de nóminas a un costo modesto por trabajador y por período de pago, dependiendo de los servicios y funciones incluidos. Algunas ventajas de esta opción son la posibilidad de destinar menos tiempo a la nómina y más a la administración de tu empresa, y de obtener asesoramiento personalizado sobre nóminas. La desventaja es que cuesta más que si lo haces tú. La mayoría de los servicios cobran a los empleadores por mes o por nómina. Ten en cuenta que igualmente necesitarás mantener registros de los empleados y controlar las horas trabajadas. Considera algunos de los siguientes aspectos cuando investigues qué servicio utilizar:
- Costo. ¿Existe una gama de paquetes? ¿Cuál se ajusta mejor a tus necesidades?
- Software utilizado. Si la solución está basada en la tecnología, ¿el software se integra bien con el software de contabilidad que utilizas?
- Acceso de los empleados. Muchos servicios permiten a los empleados ver en línea sus talones de pago y otra información.
- Funciones soportadas. ¿Ofrecen soporte las 24 horas, los 7 días de la semana? ¿Por teléfono o en línea?
- Responsabilidad. ¿Asumirán la responsabilidad en caso de error en una nómina o de un problema fiscal relacionado?
3. Contratar un experto
La opción más cara es, también, la que implicará menos tiempo y menos dolores de cabeza. Por lo general, los costos de los servicios de contabilidad varían dependiendo de la experiencia del profesional. Habitualmente, estos honorarios cubren los servicios de contabilidad y soporte más allá de la nómina. Si puedes contratar a alguien que conozcas y que esté especializado en nóminas, probablemente obtengas soporte similar por mucho menos. Otro beneficio agregado del empleo de un profesional especializado en nóminas es que esta persona también puede ayudar en otras áreas de la empresa, por ejemplo, brindando asesoramiento sobre el control de gastos, asistencia para abrir una cuenta bancaria y garantizando que la contabilidad general de tu empresa cumpla con las reglamentaciones. La contratación de un profesional puede reducir también tu grado de responsabilidad.
Si decides contratar a un contador, los siguientes consejos te servirán en la búsqueda del profesional más idóneo:
- Considera la posibilidad de encontrar un contador público. Aunque es más caro, este profesional está mucho más calificado y tiene capacitación universitaria; lo que significa que sus servicios y asesoramiento probablemente sean más precisos y pueden ahorrarte potencialmente mucho dinero a largo plazo.
- Pregunta la experiencia relevante. ¿La persona tiene experiencia en contabilidad de empresas del mismo tamaño y región que la tuya? Puedes solicitar una lista de clientes para echar un vistazo a las empresas en las que prestó servicios.
- Verifica qué experiencia tiene en informática. ¿Está familiarizado con las tecnologías de uso en tu empresa?
- Entrevístalo con atención. Debido a que esta persona manejará información confidencial financiera y de recursos humanos de tu empresa, querrás asegurarte de que sea confiable, idónea y honesta. Después de la entrevista, verifica las referencias e, incluso, considera la posibilidad de corroborar sus antecedentes.
- Decide si virtual o local. ¿Prefieres a alguien con quien reunirte personalmente o te sientes cómodo comunicándote por correo electrónico, teléfono y videollamada?
Cuando se trata de planificación y ejecución de nóminas, el conocimiento es mitad de la batalla ganada. Independientemente de que hagas las cosas tú mismo, las delegues a un empleado o contrates a alguien para que lo haga, al principio lleva trabajo y planificación. Sólo recuerda que es importante mantener la información de nóminas en carácter confidencial; por lo tanto, sólo depende de personal o profesionales confiables para realizar la tarea. Una vez que hayas implementado un buen sistema, probablemente se vaya facilitando la tarea en cada período de pago.
Nota: una parte importante de operar una empresa consiste en pagarles a los empleados de manera justa, en tiempo y conforme a la ley; como también lo es controlar los papeles y configurar una planilla de nóminas.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.