Una parte importante de operar una empresa consiste en pagarles a los empleados de manera justa, en tiempo y conforme a la ley. Sin embargo, con los impuestos, el monitoreo de los papeles y la configuración de una planilla de pagos, puede resultar difícil para los dueños de pequeñas empresas tan ocupados en saber por dónde empezar. Si tu empresa crece y aumenta el número de empleados, deberás familiarizarte con los requisitos legales acerca de la nómina, generar una planilla definida para el pago a empleados y preparar un plan maestro para el mantenimiento de registros de empleados e impuestos.
¿Qué es la nomina?
La nómina es el proceso por el cual las compañías pagan los salarios de los empleados. Para muchas empresas con empleados, la nómina es su mayor gasto. También puede resultar un proceso complicado de manejar. Deberás monitorear las horas, clasificar a los empleados, recaudar las primas de seguros médicos y aportes a la jubilación de los empleados y pagar impuestos; lo cual requiere de una cuidadosa planificación y [contabilidad].
Existen tres maneras de abordar la nómina: manejarla tú mismo, utilizar un servicio de nóminas o contratar a un experto para que se encargue. Independientemente del abordaje que elijas, sigue siendo tu responsabilidad como líder de la empresa conocer las leyes y requisitos básicos de la nómina.
Conoce los requisitos
Los empleados de una pequeña empresa están cubiertos por legislación laboral nacional, regional y, en ocasiones, local. Verifica con las agencias de tu gobierno las leyes regionales y locales que son de aplicación para tu empresa. Investiga las reglamentaciones vigentes en tu país en relación con:
- Leyes vigentes sobre salario mínimo y horas extraordinarias
- [Empleados exentos y no exentos]
- Horas extraordinarias
- Leyes de trabajo infantil
- Salarios con propina
- Horas trabajadas
- Tiempo de viaje
- Tiempo de espera
- Tiempo de guardia
- Tiempo de descanso
- Tiempo de reuniones y capacitación
- Habilitación para trabajar
Decide feriados, vacaciones y licencias por enfermedad con goce de sueldo
A medida que abordas la configuración de una planilla de nómina, también tendrás que decidir cuántos días libres con goce de sueldo quieres ofrecerles a tus empleados, si los hubiere. Si bien la legislación federal no exige el pago de días no trabajados a los empleados, sí puede ser obligatorio hacerlo conforme a gobiernos estatales y locales, y el ofrecimiento de esta ventaja puede ayudarte a seguir siendo competitivo frente a otras empresas y a atraer a mejores empleados.
- Feriados: muchos empleadores ofrecen feriados, que varían según el país. Muchas empresas también ofrecen días con o sin goce de sueldo que los empleados pueden utilizar para feriados religiosos, además de la licencia por duelo (en caso de fallecimiento de un familiar).
- Tiempo de vacaciones: a nivel mundial, las empresas les ofrecen a los empleados un tiempo de vacaciones basado en una serie de diferentes factores y el período de vacaciones varía de un país a otro. Puedes decidir si te gustaría que tus empleados completen un determinado período de tiempo antes de acceder a este beneficio. Ello podría ser un año de trabajo o un período de prueba (es decir, un período preliminar). Algunos dueños de empresa permiten que sus empleados ganen un tiempo libre mensual con goce de sueldo (por ejemplo: 8 horas por mes), que pueden tomar en cualquier momento una vez obtenido.
- Licencia por enfermedad: los requisitos de las licencias por enfermedad cambian según el lugar. Incluso si tus leyes locales no te obligan, el otorgamiento de un tiempo libre con goce de sueldo por enfermedad puede ayudarte a seguir siendo competitivo como empleador e, incluso, ahorrarle dinero a tu empresa. Por ejemplo, si un empleado enfermo viene a trabajar, podría enfermarte a ti o a algún otro empleado y ello te costaría valiosos recursos durante un período de tiempo más prolongado. Si esa persona presta servicios directamente a tus clientes, también podría enfermar a tu clientela y resultar en clientes descontentos.
Independientemente de la licencia que decidas ofrecer, es sensato explicarles claramente y por escrito a los empleados nuevos e incluir la explicación en el [manual para empleados] de tu empresa, si tienes uno.
Cómo comenzar con la nómina
Entre manejar los papeles de los empleados, cobrar impuestos y efectuar pagos a entidades regionales y nacionales, la nómina puede resultar una tarea intimidante. A continuación, se enumeran algunos de los pasos que deberás seguir para configurar la nómina de tu empresa.
1. Configurar una planilla de pagos
Esta planilla define cuándo les pagarás a los empleados por un período de tiempo específico trabajado. La mayoría paga por semana, quincena o mes. Decide qué funciona mejor para tu empresa, dependiendo de si deseas la opción más simple en términos de papeles y cálculos (semanal o mensualmente) o la preferida por la mayoría de los empleados (quincenalmente). Cada región tiene requisitos singulares de liquidación de salarios; por lo tanto, asegúrate de verificar la legislación aplicable en tu región o país.
2. Clasificar a los empleados
Debes asegurarte de que tus empleados estén clasificados correctamente para su propio beneficio y para el bien de la empresa. A continuación, se enumeran las principales categorías de empleados que debes conocer:
- No exento: Empleado por horas a quien debe pagársele el salario mínimo o uno mayor obligatoriamente por ley federal y, de corresponder, por ley local, más las horas extras, de conformidad con las reglamentaciones federales y estatales.
- Exento: Empleado asalariado que no tendrá algunos de los derechos y protecciones otorgadas a trabajadores no exentos, por ejemplo, horas extraordinarias.
A fin de ayudar a determinar si un empleado es no exento o exento conforme a la ley nacional, visita el sitio web de la agencia gubernamental correspondiente.
Para determinar si tu país impone otras normas, visita el sitio web de tu departamento de trabajo local. También es buena idea consultar con un abogado.
3. Aprender los conceptos básicos fiscales
Tanto empleadores como empleados necesitan pagar impuestos nacionales a las ganancias, además de impuestos regionales y locales en algunas áreas.
Las tarifas de cuidados médicos y los aportes jubilatorios también tienen que salir de los cheques de pago de tus empleados en cada período de pago, dependiendo de los beneficios que ofrezcas y que tus empleados elijan.
Para más detalles acerca de los impuestos nacionales por empleo, visita el sitio web de la agencia gubernamental correspondiente. Una idea inteligente es, también, consultar con un contador o asesor impositivo cuando comiences a contratar empleados, sólo para asegurarte de manejar correctamente los impuestos en la nómina.
4. Planificar el control horario
Como empleador, tienes que controlar las horas trabajadas por tus empleados. La mayoría de las empresas hacen que sus empleados no exentos registren sus horas y el dueño las aprueba cada período de pago. Muchas empresas también controlan el tiempo trabajado por los empleados exentos debido a un sinnúmero de razones, incluida una más fácil administración de la nómina y gestión de beneficios. Existen incontables opciones de software que te serán de utilidad.
5. Mantener registros de cada empleado
Cada vez que le das la bienvenida a un nuevo empleado en tu empresa, deberías crear un legajo con la siguiente información. Los datos recomendados son, entre otros:
- Nombre completo del empleado y número de identificación fiscal individual o ID de empleado aplicable
- Domicilio, incluido el código postal
- Fecha de nacimiento, si el empleado es menor de edad.
- Sexo y ocupación
- Día y hora de la semana en que comienza la semana laboral del empleado
- Horas trabajadas por día
- Total de horas trabajadas por semana laboral
- Base sobre la cual se paga el salario del empleado (por hora, semana, proyecto, etc.)
- Tarifa salarial habitual por hora
- Total de ingresos por día o semana
- Total de ingresos por horas extras en la semana laboral
- Todas las adiciones o deducciones del salario del empleado
- Total de salarios pagados por cada período de pago
- Fecha de pago y período cubierto por el pago
Verifica el sitio web de tu departamento de trabajo local para conocer los requisitos de mantenimiento de registros específicos para la región. Además de los documentos obligatorios, debes mantener un registro del salario y beneficios del empleado y considerar la posibilidad de guardar evaluaciones, logros y otra documentación en el legajo. Para que este proceso sea lo más sencillo posible, tendrás que configurar un sistema de recolección y mantenimiento de información, independientemente de que sea un legajo físico, digital o ambos.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.