Un aspecto importante para operar una empresa exitosa consiste en administrar bien el tiempo y en ayudar a los empleados a que ellos manejen bien sus tiempos. En el caso de las pequeñas empresas en particular, dueños y empleados tienden a manejar muchas tareas; por lo tanto, es esencial utilizar el tiempo acertadamente para alcanzar el éxito. A continuación, hallarás algunas maneras para garantizar un óptimo uso del tiempo:

1. Prioriza.

Enséñales a los empleados los elementos que sean de máxima prioridad, media prioridad o menor prioridad. Por ejemplo: la respuesta a la queja de un cliente o un problema con un pedido probablemente requiera de atención inmediata; mientras que una reunión para proponer una promoción nueva posiblemente pueda esperar uno o dos días.

2. Planifica de antemano.

En ocasiones, la creación de planes, independientemente de que sea un plan de negocios o un plan de lanzamiento de un producto nuevo, puede llevar más tiempo del necesario. Sin embargo, la confección de una lista de cosas que hay que hacer para lograr la meta probablemente te ahorre tiempo a largo plazo. La creación de un plan te obliga a considerar los pasos involucrados en el cumplimiento de tu meta y a medir cuánto tiempo necesitarás para cada paso.

3. Evita los obstáculos.

Todos somos conscientes de los obstáculos que resultan en una pérdida de tiempo en el trabajo: charlar demasiado con clientes o compañeros de trabajo continuamente, verificar y responder los correos electrónicos con demasiada frecuencia durante el día o “reaccionar” frente a cuestiones inmediatamente, en lugar de considerar el lugar que ocupan entre tus prioridades. Independientemente de que tú o un empleado estén perdiendo tiempo, el hábito probablemente tenga un costo a largo plazo. Una manera para identificar esas áreas problemáticas para ti consiste en el mantenimiento de un registro detallado de tu tiempo durante el día. ¿Cuándo y cómo pasas el tiempo de manera acertada? ¿En qué áreas podrías mejorar?

4. Ayuda a los empleados a emplear el tiempo de manera acertada.

La mejor manera de administrar tu propio tiempo de manera acertada consiste en alentar a los empleados a que hagan lo mismo. Asegúrate de comenzar las reuniones en horario; mantén cronogramas diarios, semanales y mensuales y aprende a

[delegar] en lugar de intentar hacer malabares para realizar todas las tareas tú mismo. También puedes estimular un buen uso del tiempo felicitando a los empleados cuando administran bien el tiempo o reconociéndolos cuando cumplen con las metas a tiempo. En algunos casos, si el tiempo no es administrado de manera acertada, probablemente tengas que sentarte con el empleado y, cara a cara, aportar ideas sobre maneras de aunar esfuerzos a fin de garantizar un trabajo más eficiente.

 

Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.