Aun cuando tengas solo uno o dos empleados, una excelente manera de asegurarte de comunicar claramente los procedimientos empresariales consiste en documentar tus políticas y expectativas en una lista breve o en un manual para empleados. En el caso de una pequeña empresa, este puede ser un documento de una página que describa detalles importantes acerca de tu empresa y que podrás ampliar a medida que vayas creciendo. En el caso de una empresa un poco más grande, tal vez quieras dedicar más tiempo para generar un manual de más páginas y más detallado. Independientemente del tamaño de tu empresa, considera la posibilidad de que un especialista en recursos humanos o abogado revise tu manual para empleados a fin de garantizar que cumpla con los requisitos del estado, como por ejemplo una lista de derechos de los empleados.
A continuación, se enumeran algunos de los elementos habitualmente incluidos en los manuales para empleados:
Declaración de la misión de la compañía.
Esta es una declaración formal que resume las metas de tu empresa. Al incluir esta declaración, comunicarás la identidad de tu empresa a todos los empleados de manera directa.
Horas libres con goce de sueldo, si las otorgas.
Explica cuántos días libres con goce de sueldo tendrán los empleados por año, si corresponde, incluidos los días por licencia de enfermedad y vacaciones. Enuncia en detalle cuántas horas, si corresponde, pasan al año siguiente en caso de no haberlas tomado. También puedes incluir información acerca de las horas extraordinarias.
Reglas de conducta.
Abarca las reglas generales tales como higiene en el lugar de trabajo, vestimenta, políticas sobre puntualidad y requisitos de interacción con otros empleados. Considera también la posibilidad de [incluir una lista de derechos en el lugar de trabajo].
Nómina
Indica cuándo los empleados recibirán el pago mensualmente, junto con las prácticas o requisitos relacionados con el seguimiento de horas y la nómina.
Feriados
Lista los feriados que tendrán libres los empleados y si serán con goce de sueldo.
Beneficios por maternidad y paternidad
Si bien no es obligatorio para ellos, algunos empleadores más pequeños también ofrecen licencias con goce de sueldo por maternidad y paternidad. Éste puede ser un factor importante para los empleados; por lo tanto, considera si la licencia es algo que tu empresa puede afrontar. En cada país existen diferentes leyes relacionadas con licencias para padres; por ello, querrás familiarizarte con la legislación vigente en tu región.
Asegúrate de incluir un renglón para la firma del empleado y, una vez firmado, guarda una copia en el legajo de cada empleado.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.