Cada empresa tiene muchas oportunidades para simplificar procesos y utilizar herramientas digitales útiles para reducir costos y ahorrarte tiempo a fin de que puedas enfocarte en otras tareas importantes que tienen que ver con el manejo de una empresa. La digitalización de tu empresa incluye convertir los procesos en papel en formas digitales tales como archivos, gestión de inventarios, contabilidad y mercadeo.
La digitalización brinda soluciones a problemas de organización y permite que los dueños de empresa tengan más control sobre sus operaciones empresariales. Los procesos intensivos en papel ocupan más tiempo, esfuerzos y dinero que podrían ser utilizados mejor en otra cosa, y conllevan un mayor riesgo en caso de destrucción o pérdida incidental de los registros. La migración a prácticas digitales también puede tener un impacto positivo en el ambiente al reducir el uso de papel.
La evaluación activa de las tecnologías digitales puede ayudarte a mantener una ventaja competitiva y a mejorar la eficiencia de tu empresa. Hay muchas maneras de digitalizar tu empresa, incluido el uso de software de contabilidad, el envío de facturas electrónicas, la promoción de tu empresa por Internet y la suscripción para banca en línea, cómo manejar una empresa/administración financiera/banca.
Cómo simplificar operaciones
Una faceta de tu empresa que puede beneficiarse con la digitalización son las operaciones diarias. El abandono del papel y el uso de las comunicaciones digitales te puede ayudar a mantenerte organizado y a acceder fácilmente a la información importante sin importar en donde estés. Ello te servirá para ordenar y buscar fácilmente la documentación importante.
Puedes dejar de utilizar papel en varias áreas de tu empresa migrando a un sistema de archivos digitales, sistema de gestión de inventarios u ofertas de productos por Internet. Necesitarás evaluar cuidadosamente qué sistemas sirven para tu empresa, dependiendo de tu industria y de tus necesidades específicas.
Establece un sistema de archivos digitales
El almacenamiento en una computadora de tus registros importantes, incluidas ventas, lista de clientes, proveedores, documentos fiscales y contratos, puede ayudarte a guardarlos en una forma más segura que la que ofrecen las copias en papel. También podrías utilizar un software que te ayude a manejar tus archivos, como por ejemplo un programa basado en la nube que te permita acceder a tus archivos desde cualquier lugar. Si todos tus registros están concentrados en un solo lugar de fácil acceso podrás encontrar lo que necesites cuando lo necesites, y evitar que los archivos se pierdan.
Transforma tu sistema de gestión de inventarios
Si tu empresa vende bienes físicos, invertir en un sistema de gestión de inventarios podría ayudar a simplificar tus operaciones. El rastreo digital del inventario puede ayudar a realizar conteos precisos, y a facilitar el envío y la identificación del inventario faltante. Aprende más sobre gestión de tu inventario [enlace a Gestión de Inventarios/Mantenimiento de Registros].
Ofrece productos y servicios por Internet
La transformación de tu empresa en un negocio virtual puede abrir nuevas fuentes de ingresos y atraer más clientes. Si tu empresa está enfocada en productos, podrías ofrecer un sistema de pedidos y envíos en línea. Además, independientemente de que vendas productos o servicios, considera listar en un mercado por Internet adonde se dirijan otras personas para comprar.
Algunos sitios web de mercados tienen un enfoque específico, como por ejemplo artesanías o servicios a domicilio (pintura o fontanería). En otros puedes listar cualquiera cosa. Trata de averiguar cuáles son los mejores para tu empresa y publica tus productos/servicios en ese sitio web.
Cómo simplificar las finanzas
Tus finanzas empresariales pueden beneficiarse con la digitalización en muchas maneras. La automatización de tus finanzas puede servir para impulsar la eficiencia, reducir errores y brindarte un acceso más conveniente a los documentos importantes.
Actualiza tu sistema de facturación
En vez de imprimir facturas, habla con tus clientes o proveedores acerca de la migración a una facturación digital. La facturación digital permite que sea más fácil ver y procesar facturas y reduce el uso de papel. Aquí hallarás una plantilla de facturas [enlace a Plantilla de facturas] que puedes utilizar para empezar.
La automatización de ese sistema también puede ayudar a reducir errores, acelerar los tiempos de respuesta y mantenerte organizado. Podrías detectar rápidamente las facturas que se han enviado, el dinero que te deben, la fecha de pago de una factura y si tus clientes están atrasados en sus pagos. Aprende más sobre los conceptos básicos de facturación y mantenimiento de registros. [Enlace a Mantenimiento de registros].
Digitaliza tu sistema de puntos de venta (PDV)
Otra manera de simplificar tus finanzas consiste en utilizar un dispositivo de punto de venta (PDV) conectado a un sistema de puntos de venta. El dispositivo es lo que utilizas para procesar transacciones, como por ejemplo una caja registradora o una lectora de tarjetas. El sistema puede almacenar y organizar toda tu información de ventas y puede estar vinculado a tu software de contabilidad y sistemas de gestión de inventarios.
Como resultado de ello, cada vez que efectúes una venta, tus registros y el inventario se actualizarán automáticamente. Algunos sistemas de puntos de venta incluso alertan a tus empleados cuando necesitas pedir más suministros y te indican qué productos son los favoritos de tus clientes. Aprende más sobre la configuración de un sistema de puntos de venta [enlace a Sistemas de pagos/Administración financiera].
Migra a operaciones bancarias sin papel
La banca en línea facilita la verificación de los saldos de tus cuentas, el rastreo de tu dinero y la transferencia directa de fondos sin tener que ir a una sucursal bancaria. La aceptación y envío de pagos en línea puede ahorrarte tiempo y ser más seguro que manejar grandes sumas de dinero en efectivo. Aprende más sobre operaciones bancarias [enlace a Servicios de banca/Administración financiera].
Prueba los servicios de rastreo de presupuestos en línea
Un presupuesto es una parte crucial del manejo de una empresa. Para ayudarte a rastrear tus finanzas y asegurarte de manejarte dentro del presupuesto, considera probar un servicio de rastreo de presupuestos en línea. Esta es una manera conveniente de rastrear tus gastos y ahorros, como también de rastrear tus avances hacia metas más ambiciosas. Aprende más sobre los conceptos básicos de presupuestos [enlace a Presupuestos].
Utiliza software de contabilidad
El software de contabilidad puede ayudarte a registrar, resumir, analizar e informar las transacciones financieras. Existen muchas aplicaciones y servicios de contabilidad en línea en una variedad de posibilidades. Dependiendo de tus necesidades específicas, el uso de software en línea es una manera útil de organizar tu contabilidad, rastrear pagos y prepararte para la confección de declaraciones de impuestos. Aprende más sobre el mantenimiento de registros y la contabilidad [enlace a Contabilidad/ Presupuestos, Contabilidad y Planificación].
Cómo maximizar las oportunidades promocionales
El uso de oportunidades promocionales digitales en tu empresa puede ayudarte a llegar a más clientes y a incrementar tus ingresos. La promoción de tu empresa en varios sitios en línea hace que los clientes te encuentren más fácilmente. Ello podría ser un sitio web, mercadeo digital y otras promociones digitales.
Crea un sitio web
Una presencia en línea para tu empresa puede ser importante para mantener a tus clientes actuales y atraer a los nuevos. Un sitio web constituye una manera excelente y de bajo costo para promover tu empresa y rastrear el número de clientes a los que puedes llegar. Aprende más sobre cómo crear un sitio web [enlace a Lanzamiento de un sitio web/Mercadeo y publicidad].
Haz mercadeo y promociones en línea
Puedes utilizar una variedad de herramientas y tácticas de mercadeo y promociones para hacer crecer tu empresa. Por ejemplo, puedes intentar crear diferentes anuncios y darle a cada uno un código de promoción. Puedes rastrear los códigos que los clientes usan y, así, entender qué anuncios vale la pena continuar y cuáles deberías dejar de pagar.
Con la publicidad digital, también puedes dirigirte a los tipos específicos de personas con más probabilidades de convertirse en tus clientes, y ello te ayudará a aprovechar al máximo tu presupuesto de mercadeo. Aprende más sobre los métodos de promoción de tu empresa digitalmente [enlace a Cómo promover tu empresa].
Nota: toda empresa tiene muchas oportunidades de simplificar procesos y utilizar herramientas digitales para reducir costos y ahorrarte tiempo.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.