En esta nota informativa te compartimos información sobre la elaboración y uso de presupuestos e información básica sobre la contabilidad en las empresas.

Cuando se trata de planificación y toma de decisiones, un registro claro del desempeño de la empresa es extremadamente valioso. Puedes comenzar decidiendo con respecto de un proceso para rastrear los detalles relacionados con el desempeño. Tu presupuesto, registros contables y documentos de planificación pueden formar una parte de este proceso.  Aunque el rastreo adecuado requiere de práctica y dedicación, los resultados pueden ayudarte a aprender de tus éxitos y a confrontar las áreas en donde el rendimiento puede mejorar.

1. Presupuesto

Los dos elementos más importantes para manejar los registros de tu presupuesto son:

  • Separar tu presupuesto personal del de tu empresa: la separación entre tus finanzas personales y las de tu empresa puede hacer más fácil el mantenimiento de registros y puede aportar a proteger tus activos personales. Deberías considerar mantener una cuenta corriente de cheques separada, una tarjeta de crédito y un presupuesto de tu empresa por separado de tus cuentas personales. La independencia de estas finanzas hará más fácil la presentación de impuestos, te ayudará a generar un historial crediticio de la empresa y negocios, así como ayudarte a proteger tus finanzas personales y comprender mejor la posición financiera de tu empresa.
  • Conocer información básica sobre contabilidad comercial de negocios: si te fuese posible dada tu situación financiera, trabajar con un buen consultor o contador/a financiera podría ser de apoyo. Aumentar tu conocimiento financiero y la confianza en el trabajo de un experto te servirán para evitar errores e, incluso, también identificar fraudes.

Recomendaciones para rastrear tu presupuesto

  • Monitorea avances en la creación de un fondo de emergencia: las compañías enfrentan riesgos relacionados con la desaceleración de la economía, períodos de pocas ventas o un evento no planeado. La creación de un fondo de emergencias contribuirá a protegerte de estos riesgos y a prepararte a superar los períodos difíciles. 
  • Revisa tus ingresos y gastos de vez en cuando: para asegurarte de identificar cualquier costo oculto, o si gastas más allá de tus recursos.
  • Considera contratar a un contador o contadora certificado que te apoye a administrar tus finanzas: en caso de que tu presupuesto lo permita puedes contratar a un profesional en el área. Ten en cuenta que incluso con apoyo experto, deberán asumir la responsabilidad para monitorizar y rastrear bien de las finanzas de tu compañía. 
  • Rastrea cuidadosamente el flujo de dinero entrante y saliente: para asegurarte que puedas pagar los gastos antes de que recibas tus pagos. Incluso, las compañías con ventas fuertes pueden enfrentar dificultades o verse obligadas a cerrar, porque no pueden pagar sus facturas o los salarios mientras esperan los pagos de los clientes.
  • Considera utilizar líneas de crédito rotativas (crédito disponible) o tarjetas de crédito: para manejar tu flujo de fondos y pagar facturas mientras esperas los pagos de los clientes puedes utilizar créditos. Recuerda pagar las facturas de tarjetas de crédito lo más pronto posible para evitar pagar interés y mantenerte dentro de tu límite de crédito o cantidad máxima que puedes gastar con tu tarjeta.

Paga a tiempo

Hacer pagos atrasados en préstamos bancarios o tarjetas de crédito habitualmente resulta en cargos por pagos atrasados y pueden acumularse rápidamente. Más importante aún, pueden afectar tu límite de crédito, tu habilidad de obtener líneas de crédito y tu credibilidad ante los ojos de otras compañías. La administración financiera mala puede dañar a una empresa o, incluso, llevar a la bancarrota a un negocio. Igual sucede con las finanzas personales, es importante pagar a tiempo a las y los vendedores, pagar facturas y cualquier cuota para proteger tu empresa, tu crédito y tu reputación. 

2. Contabilidad

Similar a presupuestar, la contabilidad es un proceso para rastrear las finanzas. Contabilidad consiste en registrar, resumir, analizar e informar las transacciones financieras de tu empresa; mientras que presupuestar puede ayudarte a proyectar los gastos con una base mensual o anualmente. De todas las tareas y requisitos con tener un negocio, mantenerte al día tu contabilidad diaria debe ser prioritario estar en la parte superior de tu lista de quehaceres.

A continuación, se enumeran aquí hay unas tareas que deberías considerar al para iniciar y operar tu empresa manejar un negocio:

Abre una cuenta bancaria

Tener una cuenta bancaria de empresa separada facilita el mantenimiento de registros y para simplificar el papeleo cuando llega la hora de declarar impuestos.  Si has conformado una LLC o una corporación, es obligatorio por ley tener una cuenta bancaria separada. Para abrir una cuenta bancaria de la empresa, necesitas un nombre que identifique el negocio, un número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés) y necesitarás registrarte con tu estado.

Empieza a rastrear los gastos

Para los propósitos de presupuestos y contabilidad, rastrear tus gastos es una parte importante del mantenimiento de registros, el monitoreo del crecimiento de tu empresa y de la verificación de chequear tus declaraciones financieras en busca de posibles errores. El primer paso consiste en desarrollar un sistema de recaudación y organización, para recaudar y organizar los recibos en un lugar seguro.

Desarrolla un sistema de contabilidad

La contabilidad es el proceso diario de registrar transacciones, categorizarlas y compararlas contra los extractos bancarios. La mayoría de los dueños de empresa utilizan una hoja de cálculo, software o contratan a un contador para hacerlo. A menudo, las empresas muchas veces emplean usan uno de dos métodos de contabilidad: 

  • Método de devengado: con el método de devengado, las transacciones se registran inmediatamente después de una venta o compra. 
  • Contabilidad con base de efectivo: las transacciones se registran una vez que hayas recibido un pago, o hayas pagado una factura. 

Por ejemplo: imagínate que haces una venta por $200 en enero y recibes el pago de los $200 en febrero. Con el método de devengado, registrarías la transacción en enero. Con el método de base de caja en efectivo, registrarías el pago en febrero. A continuación, aquí hay algunos pros y contras de cada método:

  • Pros (devengado): crea una fotografía inmediata, puede ayudarte a planificar para el futuro.
  • Pros (base de caja): muestra claramente el flujo de fondos, más fácil de entender.
  • Contras (devengada): más complejo para manejar, las figuras se pueden malentender.
  • Contras (base de efectivo): difícil de predecir, menos claro a largo plazo.

Obtén apoyo de contabilidad

Si no manejas tus propios registros cómodamente, tal vez deberías obtener apoyo profesional con la contabilidad contratando a una o un contador público o tenedor de libros, o bien utilizando un servicio en línea. 

Aunque típicamente, los CPA cobran más que un servicio en línea, también pueden ofrecerte un servicio más a la medida de las necesidades de tu empresa. Un contador (no certificado) puede proporcionar las funciones diarias básicas por un precio más bajo, pero no tendrá la misma educación formal de contabilidad como un CPA. 

Si contratas a alguien para ayudarte, debería tener la capacidad habilidad de manejar:

  • Cuentas por cobrar.
  • Cuentas por pagar.
  • Efectivo disponible.
  • Reconciliación bancaria.
  • Nómina.

Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.