En este informativo te presentamos amplía información sobre los registros que deben llevarse en una empresa o negocio y aspectos que pueden apoyarte a mantener los registros en orden.
En el caso de dueños de pequeñas empresas de todo el mundo, el mantenimiento de registros constituye una parte necesaria para asegurar que una empresa opere sin problemas. Los registros claros de ingresos, gastos, empleados/as, documentos y cuentas fiscales no solo es algo que se debe hacer, sino que puede darte tranquilidad, ayudarte a monitorear los avances hacia el logro de las metas y ahorrarte tiempo y dinero.
Los registros básicos incluyen:
- Gastos empresariales de negocios.
- Registros de ventas.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas por pagar.
- Lista de clientes.
- Vendedores/proveedores.
- Información de trabajadoras/es.
- Documentos fiscales.
- Facturas.
- Órdenes de compra.
- Recibos.
- Contratos.
- Estados resúmenes de cuenta bancaria.
Mantener estos registros te ayudará a:
- Saber cuánto dinero invertir para crear tu producto o servicio.
- Fijar los precios.
- Comparar las cantidades presupuestadas con los costos actuales reales.
- Rastrear los gastos.
- Tomar decisiones inteligentes sobre compras.
- Prepararte para los impuestos.
- Acceder a la información de clientes y trabajadoras/es fácilmente.
- Proteger tu empresa en caso de una auditoría o situación laboral.
- Calcular las ganancias esperadas.
Para iniciar el proceso de mantenimiento de registros, determina un sistema para rastrear transacciones y otros detalles. Puede ser en línea, en papel, o una combinación de ambos. A continuación, hay algunos registros de los más importantes que deberías incluir:
Registro de ventas: este registro debería incluir la cantidad que vendes por día, por semana y por mes, incluyendo la fecha, el tipo de producto o servicios y la cantidad de cada venta.
Registro de cuentas por pagar: un registro de cuentas por pagar que un negocio debe a otras personas, empresa u otros negocios. Incluye cuánto se debe, a quién, la fecha de vencimiento y la fecha de pago. Mantener un registro sólido de cuentas por pagar evitará que te cobren más de una vez por el mismo producto o servicio. Asegúrate de anotar la fecha, nombre del proveedor, cantidad, fecha de vencimiento y condición de la cuenta (pagada o pendiente de pago). También es útil rastrear los descuentos que se ofrecen por pagos anticipados para apoyarte a recordar que debes aprovecharlos.
Registro de cuentas por cobrar/recibir: un registro de cuentas para cobrar del dinero que otras personas o empresas le deben a una compañía por bienes o servicios entregados. Este registro incluye una lista de clientes que te deben dinero, cuánto te deben y la fecha de vencimiento. También puedes incluir una lista de clientes a los que no se les debe proporcionar crédito debido a incumplimientos de pagos anteriores. Para cada registro, incluye la fecha, nombre del cliente, cantidad, fecha pagada y condición de la cuenta.
Registro de gastos empresariales: aquí registrarás el monto total de gastos empresariales que tienes, tales como renta, electricidad, salarios y suministros. Este registro debería incluir la fecha, una descripción de cada gasto y el monto.
Orden de compra: un documento que muestra la confirmación oficial de un pedido hecho por un comprador que se compromete a pagarle al vendedor por un producto o servicio específico a futuro.
Contratos: ya sea que firmes un acuerdo de suministros con un vendedor o vendedora, alquiles un nuevo equipo o saques una póliza de seguros de la empresa o negocio, deberías guardar una copia del contrato en tu registro. Guardar una copia de cualquier contrato también puede ayudarte a prevenir desacuerdos en el futuro.
Lista de clientes: dependiendo de tu negocio, sería buena idea rastrear la información de tus clientes para que puedas anunciar promociones o nuevos productos. Incluye el nombre de cliente, los productos que compró, teléfono, correo electrónico, dirección de envío. Deberías contar con un plan de seguridad para mantener segura esta información sensible.
Para cumplir con la ley y evitar problemas legales, es importante guardar copias de algunos registros, incluso cuando ya no sean de utilidad para las operaciones diarias. Por ejemplo: podrías guardar las copias de todos tus contratos por un máximo de hasta 7 años, pero probablemente debas guardar permanentemente los informes de las auditorías, declaraciones anuales y registros de planes de jubilación indefinidamente.
Nota: para cualquier dueño de pequeña empresa, el mantenimiento de registros es una parte necesaria y en ocasiones, complicada pero garantiza que una empresa opere de forma fluida.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.