Tu principal prioridad después de un desastre debe ser tu seguridad y la de tu equipo; después, deberás abordar los posibles daños a tu empresa. Después del desastre, es importante comunicarte con empleados, proveedores y clientes en el momento adecuado y con el mensaje adecuado. También es importante ponerse en contacto con compañías de seguros para presentar reclamaciones y con empresas de restauraciones que te puedan ayudar en la reconstrucción. De ser posible, identifica a una empresa de restauración local antes de que se produzca un desastre en lugar de intentar encontrar una en el último minuto; así podrás obtener su ayuda rápidamente.

Además, intenta llamar e informar acerca de tu necesidad de un reclamo de seguro ni bien sepas que necesitarás uno. Una llamada temprana te colocará entre los primeros de la lista; lo cual significa que un ajustador de reclamos se pondrá en contacto contigo lo antes posible. Esta llamada temprana podría acelerar los pagos en caso de que califiques.

Además, intenta llamar e informar acerca de tu necesidad de un reclamo de seguro ni bien sepas que necesitarás uno. Una llamada temprana te colocará entre los primeros de la lista; lo cual significa que un ajustador de reclamos se pondrá en contacto contigo lo antes posible. Esta llamada temprana podría acelerar los pagos en caso de que califiques.

¿Qué hacer inmediatamente después de un desastre natural?

Dentro del día o de los dos días del evento, asegúrate de hacer lo siguiente:

  • Localiza a todos los empleados y evalúa sus necesidades.
  • Evalúa los daños a tu empresa, equipos y existencias.
  • Recurre a todas las reclamaciones de seguros y guarda los números de reclamaciones en la nube.
  • Ponte en contacto con la compañía de restauraciones que te ayudará en la reconstrucción.
  • Consigue los suministros de mayor demanda (por ej.: placas sheetrock, contenedores grandes de basura y oficinas/casas móviles).
  • Alquila vehículos para reemplazar a los que se perdieron o están dañados.
  • Comunica tu plan de limpieza y reapertura y confecciona programas para los empleados y para la compañía de restauraciones.
  • Avísales a tus clientes si tienes abierto o cerrado e infórmales acerca del estado de sus pedidos.
  • Ponte en contacto con tu locador o acreedor hipotecario a fin de mantener líneas abiertas de comunicación durante una pandemia.

Una vez abordadas las necesidades más inmediatas después de un desastre, existen cuatro áreas en las que deberás enfocarte: empleados, dinero, condición de los equipos y vuelta a las operaciones.

Seguridad y comunicaciones de los empleados

Asegúrate de que todos tus empleados estén seguros y presentes, y de que sus necesidades personales estén satisfechas. Por ejemplo: ¿tienen un hogar adónde ir y transporte para llegar? ¿Es su hogar un lugar seguro donde pueden refugiarse durante un período de tiempo prolongado? Ofréceles todo el apoyo y considera armar un grupo de correo electrónico o chat para tus empleados con el propósito de crear una red de apoyo. La comunicación de la estabilidad de tu empresa a tus empleados será crucial en ese momento. Comparte el plan de reconstrucción de tu empresa y confírmales que sus puestos en ella están garantizados (si ése fuere el caso).

Si cuentas con la cobertura adecuada, asegúrate de que tus empleados estén enterados de que tu seguro cubrirá la nómina, es decir, que se les pagará su salario. Si tu seguro no se hará cargo de dichos gastos, evalúa si tienes o no suficiente efectivo para cubrir los salarios. Los empleados deben pagar la renta o hipoteca y otros gastos esenciales del hogar y tienen que saber si la nómina se verá afectada o no. Sé realista y comprende que, si no puedes pagarles, tendrán que buscar otro trabajo por necesidad y no porque quieran abandonar la compañía. Es importante que puedas conservar a los empleados en la plantilla de trabajadores; si los pierdes pondrás en peligro la recuperación de tu compañía después de un desastre.

Al comunicarte con empleados, proveedores y clientes deberás enviar mensajes específicos para cada grupo. A continuación, se ofrece una guía de temas para que puedes abordar:

  1. Empleados: comparte las novedades acerca de la seguridad, de la condición de la empresa y de tu capacidad para pagarles a los empleados después del desastre debido a un potencial cierre de las operaciones.
  2. Proveedores: comunica la necesidad de productos a los principales proveedores para que puedan reabastecerte de existencias y mejorar tu capacidad de reconstrucción y reapertura de la empresa a la brevedad.
  3. Clientes: transmite la fecha en que esperas reabrir tu empresa y si será en el mismo lugar, en otro temporario o en un sitio nuevo.

Es prudente reevaluar tu cobertura del seguro después del desastre, pues probablemente hayan variado tus necesidades. No podrás cambiar la cobertura de toda reclamación referida a este evento, pero podrías modificarla a fin de estar preparado para futuros desastres

Evalúa los daños físicos

Una vez que sea seguro evaluar los daños que sufrió tu empresa, documéntalos con fotografías y/o videos a los efectos de las reclamaciones del seguro. Prepara una lista de todos los artículos dañados utilizando la lista de inventario creada previo al desastre y guarda los recibos de las reparaciones realizadas para incluir dichos detalles en las reclamaciones del seguro. Toma fotos o haz videos de los equipos y vehículos dañados y anota los números de serie de cada uno. Si se perdió parte del inventario por el desastre natural, obtén copias de las facturas de los proveedores para ayudar a reconstruir tus registros. En la medida de lo posible, las facturas deberían ser de, por lo menos, un año calendario atrás. 

En caso de inundaciones reiteradas, tendrás que demostrar que reemplazaste todos los artículos que la compañía de seguros pagó para los siguientes eventos previos. Tal vez deban reemplazarse equipos de manufactura y oficina, computadoras y vehículos, dependiendo de la gravedad del desastre. Probablemente se haya perdido tu inventario físico. Ésta es un área para la que se necesitará una cantidad de dinero significativa (gastos de capital) a fin de volver a poner en marcha tu empresa. Cuando procures reemplazar los equipos por nuevos o reacondicionados, considera la posibilidad de adquirirlos fuera de la zona afectada por el desastre. Sé cauteloso si vas a comprar un vehículo en un área dañada por las inundaciones, pues los vendedores podrían tener inventario dañado. Las señales que indican que un vehículo podría estar dañado son, entre otras, alfombras manchadas, problemas eléctricos, óxido en las bisagras u olores desagradables en el vehículo. Asimismo, inmediatamente después de un desastre natural, podrían aumentar los precios por las existencias de un distribuidor afectado y por interrupciones en la cadena de suministros.

Antes de inspeccionar los daños, asegúrate de que tus empleados estén capacitados en el manipuleo de materiales peligrosos provenientes de las operaciones de tu empresa o de la comunidad afectada (por ej.: aguas residuales en la inundación) conforme a las pautas estipuladas por el Centro de Control y Prevención de Desastres. En emergencias tales como huracanes e inundaciones pueden liberarse en el entorno productos químicos domésticos, médicos e industriales.

Evalúa tu situación financiera

A pesar de las circunstancias difíciles y estresantes, tienes que evaluar tu situación financiera después de un desastre. Si necesitas más fondos para pagarles a tus empleados durante un cierre temporario de la empresa, considera la posibilidad de solicitar préstamos puente que, por lo general, otorgan una infusión rápida de efectivo, fondos de emergencia establecidos para recuperarse de un desastre o, tal vez, ofrezcan algunas concesiones que te serán de ayuda. Una buena calificación crediticia previo al desastre podría ayudar a incrementar tus posibilidades de aprobación de un préstamo. Las opciones de préstamos son, entre otras:

  • Subvenciones: los dueños de empresa a quienes se les deniega un préstamo podrían ser elegibles para otras formas de asistencia, incluidas subvenciones. Éstas pueden cubrir gastos médicos, reparación de vehículos, herramientas o equipos necesarios para trabajar. 
  • Proveedores: vale la pena informarles a tus proveedores grandes que puedan residir en otro lugar que has experimentado pérdidas significativas y que estás a la búsqueda de subvenciones o de asistencia financiera. Tal vez algunos estén dispuestos a ofrecerte descuentos u otro tipo de ayuda financiera si cuentan con los medios para hacerlo.
  • Préstamos puente: consulta si hay disponibles préstamos-puente en tu región. Este tipo de préstamos te permite obtener efectivo rápidamente para pagarles a los empleados.

Es prudente reevaluar tu cobertura de seguro después del desastre, pues tus necesidades podrían haber variado. No podrás cambiar tu cobertura de reclamaciones relacionadas con este evento, pero podrías modificarla a fin de estar preparado para futuros desastres.

Limpieza y reconstrucción

Inmediatamente después del desastre, puedes ponerte en contacto con los proveedores identificados en tu plan de respuesta ante emergencias que te proveerán los suministros necesarios para volver a operar tu empresa (por ej.: placas sheetrock después de una inundación). También puedes averiguar en otros comercios locales que vendan los suministros que necesitas para llevar a cabo tu actividad.

Éste es también un buen momento para obtener acceso a la información financiera y datos comerciales de la compañía que respaldaste en un disco duro externo localizado afuera de la empresa o en la nube.

Después de un desastre, ponte en contacto de inmediato con tu compañía de seguros y bríndale información acerca de cómo comunicarte contigo si te ves imposibilitado de tener abiertas las puertas de tu empresa. Infórmales del estado de los daños en tu empresa y confirma cuáles son sus requisitos antes de presentar tu reclamación (es decir, fotos de los daños y registros empresariales que demuestren el valor de los equipos deteriorados o destruidos). Si existen cuestiones de seguridad en tu empresa que puedas reparar fácilmente, documenta los daños y efectúa las reparaciones antes de la visita del ajustador de seguros para evaluar los daños a tu propiedad. No descartes los materiales o equipos dañados antes de la llegada del ajustador.

Organízate lo mejor posible para documentar los daños a los efectos del seguro. Mantén una lista abierta de números de reclamaciones de seguros, contactos en la compañía de seguros que maneja tu reclamación y una lista actualizada de los daños a tu empresa causados por el evento. La recopilación de toda la información que tu compañía de seguros requerirá para tramitar una reclamación es una tarea intensa. La mayor parte del trabajo de compilación de una lista detallada de inventario y equipos tiene que haber sido realizada de antemano, desde antes de que suceda un desastre.

Infórmales a los clientes que reabriste tu empresa

Después de la reconstrucción, es importante que les avises a los clientes que has reabierto tu empresa. Ellos esperan que las operaciones sean las habituales, independientemente de la condición de recuperación de tu empresa después del desastre. Si no pueden prestar un nivel de servicios determinado, es prudente alertar a los clientes del cambio o considerar la posibilidad de esperar antes de la reapertura, pues una modificación en el servicio puede hacer que busquen los servicios de otra empresa.

En cuanto reabras tus puertas, considera utilizar un letrero temporario para promocionar el hecho de que has reabierto las puertas y actualizar tu sitio web y canales de redes sociales a fin de que tu base de clientes sepa que estás de nuevo en actividad. 

Descripción  

Trabaja a nivel mundial para promover la salud, mantener al mundo seguro y servir a la población vulnerable. Su meta es asegurar que más de mil millones de personas tengan cobertura universal de salud, proteger a más de mil millones de personas de las emergencias sanitarias y brindar una mejor salud y bienestar a otras mil millones.

 

Nota: Huracanes. Inundaciones. Terremotos. Pandemias. Estos desastres naturales pueden devastar comunidades enteras y pequeñas empresas.   

 

Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.