Mucho antes de que suceda un desastre — independientemente de que sea un terremoto, un huracán, una inundación o una pandemia — debes desarrollar un plan de respuesta ante emergencias para proteger a tus empleados, la propiedad, equipos e inventario. Capacita a los empleados para que aprendan cómo salir del edificio en forma segura durante una emergencia. Asigna a un empleado para que sea líder de un equipo de evacuación y proporciónale una lista completa de todos los empleados y de las áreas en las que se desempeñan. Ese líder de equipo guiará a los empleados a un punto de encuentro designado reservado para emergencias y ayudará a identificar quién de la lista está presente, lesionado o desaparecido. También es prudente preparar un kit para emergencias con artículos esenciales de resistencia ante desastres. Igual de importante es que tus principales documentos empresariales y financieros estén guardados en la nube o respaldados en un lugar seguro.
Al prepararte para un potencial desastre, haz una lista detallada de todos los equipos y vehículos; así podrás reportarlos cuando presentes una reclamación en tu compañía de seguros.
1. Crea un plan de respuesta ante emergencias
Antes de sufrir algún desastre, debes tener desarrollado un plan para proteger a tus empleados, tu empresa y equipos. Este plan debería incluir:
- Cómo alertar a tus empleados de una emergencia, incluida información de contactos de fácil acceso.
- Plan de evacuación de la empresa que describa un punto de reunión a una distancia segura y fuera de la empresa, en caso de incendio o de un siniestro similar.
- Capacitación en el plan de emergencias para empleados nuevos y existentes
- Plan de capacitación para la protección de empleados contra materiales peligrosos.Contactos de la compañía de seguros en relación con cobertura y reclamaciones, además de números de pólizas y de teléfono para facilitar las llamadas sobre reclamaciones.
- Listas de proveedores a fin de adquirir los equipos y materiales necesarios para la reconstrucción.
2. Prepara un kit para emergencias.
Debes guardar tu kit en bolsas de plástico herméticas y colocarlo en uno o dos contenedores fáciles de transportar, por ejemplo, cajas de plástico o bolsos de lona. Si los funcionarios del gobierno local y de policía te ordenan quedarte donde estás, sea en la oficina o en el hogar, por tu seguridad es importante seguir estas instrucciones para refugiarte en el lugar. El kit de emergencias debe incluir lo siguiente:
- Un galón de agua por persona y por día para consumo e higiene que te permita sobrevivir, por lo menos, tres días.
- Una provisión de alimentos no perecederos que te permita sobrevivir, por lo menos, tres días.
- Radio a batería o radio dinamo a manivela y una radio de clima con alerta por tonos.
- Kit de primeros auxilios.
- Baterías adicionales.
- Silbato de ayuda.
- Máscaras antipolvo para ayudar a filtrar el aire contaminado, y lonas de plástico y cinta de embalaje para poder refugiarte en la empresa hasta que el desastre haya pasado.
- Toallitas húmedas, bolsas de residuos y precintos de plástico para higiene personal.
- Llave o pinzas para inhabilitar servicios públicos.
- Abridor manual de latas.
- Mapas locales.
- Teléfono celular con cargadores y batería de reserva.
3. Crea un kit de respaldo de la documentación financiera
Durante un desastre, los documentos esenciales de la empresa pueden dañarse, perderse o destruirse. Al guardar todos tus principales documentos financieros y comerciales en la nube o en un disco duro externo localizado fuera de la empresa garantizarás un fácil acceso a los archivos necesarios para poder solicitar un préstamo en caso de desastre. La nube, donde guardas archivos digitales en un servidor basado en Internet, constituye una mejor opción para proteger la información de tu empresa y te permitirá obtener acceso a proyectos o documentos en forma remota después del desastre. Asegúrate de tener copias de tu póliza de seguro en esa misma nube. Selecciona una compañía que aloje (o guarde) esta información en servidores localizados en otra ciudad para asegurarte de que, en caso de que ocurra un desastre de magnitud (por ejemplo, una inundación o un huracán) no habrá riesgo de pérdida de tus registros.
4. Cómo manejar pagos
Es importante saber cómo cubrirás los costos en caso de desastre. Para muchos dueños de empresa, implica tener que abrir una línea de crédito reservada para realizar las compras posteriores a una emergencia. Una línea de crédito empresarial como ésta permite a una empresa pedir dinero prestado, pagarlo y volver a pedir más hasta alcanzar el límite de crédito — similar a una tarjeta de crédito. Algunas las ofrecen bancos; otras, instituciones financieras no bancarias; por lo tanto, averigua qué opciones tienes disponibles a fin de determinar cuál es la que más te conviene. De ser posible, es buena idea tener a disposición suficiente cantidad de dinero en efectivo en el banco para poder cubrir los gastos empresariales durante tres meses en caso de una emergencia. Puedes pagar muchas cosas con una tarjeta de crédito, pero los salarios e impuestos laborales sólo pueden pagarse con dinero en efectivo. Es importante no dejar de pagarles a tus empleados; de esa forma, estarán dispuestos a ayudar con el proceso de limpieza y reapertura. Si reservas ese efectivo, podrás realizar ventas y cubrir gastos inesperados en caso de quedarte sin electricidad. Considera, también, un sistema de puntos de venta basado en dispositivo móvil, que te permitirá aceptar pagos en caso de interrupción del servicio público.
5. Utiliza seguros
Es importante contar con el seguro adecuado para garantizar la cobertura de tu empresa en caso de desastre natural. Cuando averigües en compañías de seguros, busca las que ofrezcan una explicación detallada de las primas de seguros (el monto que una empresa paga por una póliza de seguro), la cobertura (el monto del riesgo o responsabilidad cubierta para un individuo o entidad mediante servicios de seguro) y los deducibles (el monto fijo que debes pagar, además de la prima, hasta una pérdida o responsabilidad antes de que la compañía de seguros comience a pagar en tu nombre).
Estudia las opciones de deducibles y primas bajas, medianas y altas, y averigua bien todas las excepciones a la cobertura. Podría ser tentador elegir la póliza con la prima de menor valor. Sin embargo, una póliza con una prima mensual menor, típicamente, tendrá un deducible mayor. Un plan con un pago mensual más alto y un deducible más bajo podría ser una mejor opción, pues puedes tener poca disponibilidad de efectivo cuando tu empresa se recupera de un desastre. Antes de decidirte por una póliza, analiza tu situación financiera y resuelve qué es lo mejor para tu empresa.
Existen varias pólizas de seguro que pueden ayudarte a reconstruir y a recuperarte financieramente después de un desastre, incluida la cobertura para inmuebles comerciales y por daños; lo cual puede incluir el seguro por interrupción de la actividad comercial. Esta cobertura resulta de utilidad si no puedes ejercer la actividad después de una emergencia o desastre natural inesperado. Ten en cuenta, además, que los seguros no cubren inundaciones durante la interrupción de una actividad comercial. Otros desastres naturales tales como huracanes, incendios, etc. pueden calificar para interrupción de la actividad comercial. Considera las alternativas de contratar a un agente o adquirir el seguro directamente de una compañía aseguradora, pues los agentes son expertos en el tipo de cobertura que necesitas.
6. Ten listas de proveedores y clientes
Conserva una lista actualizada de todos tus empleados, proveedores y clientes antes de que ocurra un desastre; así podrás ponerte en contacto con ellos en caso de que suceda. La lista de proveedores debe incluir nombre de la empresa, tipo de servicio prestado, nombre del contacto, domicilio, número de teléfono, dirección de correo electrónico y sitio web, si lo hubiere. Agrega también a potenciales proveedores de quienes puedas adquirir materiales tales como paneles laterales, ventanas o placas sheetrock para la reconstrucción de tu empresa, o los muebles y equipos que necesitas para operarla. Cuando pongas en funcionamiento tu plan de respuesta ante emergencias, contarás con la información de contacto necesaria para reparar tu empresa y anunciar la reapertura.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.