Si manejas un negocio pequeño, cuándo te pagan puede ser tan importante como cuánto te pagan.  Saber cómo predecir y manejar tu flujo de fondos – la sincronización de cuando te pagan y cuando tienes que pagar tus facturas – es una habilidad esencial para el éxito. 

Un negocio que parece exitoso puede fallar debido a un mal flujo de fondos.  Y aunque el mal flujo de fondos no pone en riesgo a tu negocio, podría dañar tu potencial de crecimiento. 

Por ejemplo, digamos que tienes un negocio pequeño que hace juguetes.  Una gran cadena minorista quiere hacer un pedido de 5,000 juguetes.  Vas a ganar mucho dinero, pero la cadena minorista no te pagará la orden hasta 90 días después de la entrega de los juguetes. 

Sabes que necesitarás comprar las piezas para los juguetes, pagar a los empleados para ensamblarlos y pagar el envío al minorista.  El proceso entero puede durar 30 días. 

Sería una gran oportunidad para generar dinero e introducir tu juguete a nuevos clientes.  Sin embargo, te das cuenta de que no puedes pagar por las piezas, los empleados, el envío y todos tus gastos de negocios normales mientras esperas el pago.  Desafortunadamente tendrás que rechazar esta gran oportunidad porque no generas suficiente dinero para cubrir todos los gastos.  

O, dada la misma situación, otro dueño de negocio podría aceptar la oportunidad sin pensar en el proceso completo.  Después de pagar las piezas, el ensamblado y el envío, el pedido llega a la cadena minorista y los 90 días para recibir el pago comienzan.  Pero en ese momento el negocio ya no tiene dinero. 

No puede pagar a sus empleados así que empiezan a irse, no puede pagar los pagos de renta así que el propietario amenaza con desalojar el dueño del negocio.  Aunque le deben al negocio mucho dinero, no tiene suficientes ahorros para pagar las operaciones día-a-día.  El negocio está forzado a cerrar antes de que llegue el pago.  

Manejar tu flujo de fondos

Como dueño de un negocio, puedes utilizar diferentes herramientas y recursos para manejar el flujo de fondos de tu negocio y asegurarte de tener suficiente dinero para pagar los gastos.

[Crear un presupuesto] es un primer paso importante porque puedes utilizar el presupuesto para determinar tus ingresos y gastos mensuales y averiguar cuánto podrías ganar o gastar en el futuro.

También podrías crear y usar una [declaración de flujo de fondos] – hay plantillas gratuitas en línea – para entender mejor si tienes un flujo de fondos positivo o negativo.

  • Flujo de fondos positivo es cuando tienes más dinero entrando al negocio que saliendo. 
  • Flujo de fondos negativo es cuando más dinero sale del negocio que lo que entra.  Tener un flujo de fondos negativo puede ser una señal que tendrás problemas en pagar los gastos futuros.

Manejar el flujo de fondos puede ser especialmente difícil si tienes un negocio de temporada.  Generas la mayoría de tu dinero durante un período corto, pero tienes que averiguar cómo pagar los gastos básicos todo el año y cualquier gasto extra antes y durante la temporada alta.  Aún con un negocio que opera todo el año, hacer que todo encaje puede ser un desafío. 

Encontrar formas de cobrar más rápidamente y demorar cuando tienes que pagar a otros puede ayudar con el manejo de flujo de fondos.  Además, tener acceso a dinero en efectivo vía los ahorros o un préstamo podría ayudarte a superar los tiempos difíciles. 

Aquí hay varios recursos y tácticas que puedes utilizar para ayudarte a manejar el flujo de fondos de tu negocio.

Aumentar tus ahorros

Aunque muchos nuevos dueños de negocios tienen que usar todo el dinero disponible para pagar y crecer su negocio, podrías tratar de apartar un poco de tus ingresos para aumentar tus [ahorros].  Puedes utilizar el dinero que hayas ahorrado si necesitas pagar gastos o invertir en una oportunidad. 

Aumentar ventas y disminuir gastos

Una de las formas más sencillas para mejorar el flujo de fondos es generar más dinero y gastar menos.  Lo podrías hacer:

  • Aumentando precios.
  • Utilizando promociones para aumentar ventas
  • Tratando de encontrar otras maneras para generar dinero.  Quizá puedas ofrecer un nuevo producto o servicio.  O, podrías vender una membrecía o un servicio de suscripción, que podrían aumentar tus ventas mensuales. 
  • Disminuyendo los costos de servicios públicos usando menos electricidad o agua, y tratando do no usar mucho el sistema de calefacción o aire acondicionado.
  • Invirtiendo en equipo [amigable con el medio ambiente] que usa menos electricidad. 
  • Comparando las opciones antes de agregar un gasto continuo, tal como una suscripción de software o renta de equipo.  

Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.