En este informativo podrás valorar alternativas de compras y pago en tu negocio, y cuál podría funcionar mejor para ti.
Un sistema de punto de ventas (POS) puede ser una herramienta esencial para manejar las ventas y mantener registros precisos de tu negocio. La mayoría de los sistemas POS consisten de software y hardware.
El hardware puede ser una caja registradora, una tableta o llave dongle, un dispositivo pequeño que lee tarjetas y se puede conectar a un dispositivo móvil. Algunas opciones de hardware pueden funcionar con una variedad de sistemas POS. O, es posible que puedas aceptar pagos no en efectivo con un dispositivo POS sin conectarlo a un sistema POS más complejo.
El software POS puede ayudarte a registrar, almacenar y analizar toda la información de tu negocio, ahorrándote tiempo y haciéndote un dueño de negocio más efectivo. Es posible que puedas escoger entre diferentes opciones o funciones dependiendo de la complejidad de tu sistema POS.
Hay cientos de sistemas POS de dónde escoger, incluyendo opciones especiales para cierto tipo de negocios (un restaurante tiene diferentes necesidades que una tienda de ropa) y sistemas personalizables.
Cuatro puntos para considerar al comparar tus opciones de sistema:
1. Considera los costos iniciales y continuos por el sistema.
Es posible que necesites comprar o alquilar el hardware, tal como una caja registradora o dispositivo POS. Entonces, dependiendo de tu elección, vas a tener que comprar el software POS o pagar una cuota de suscripción mensual (o anual).
Adicionalmente, los sistemas POS podrían cobrarte diferentes cuotas para el proceso de las transacciones de las tarjetas de débito y crédito. Compara los costos de procesamiento entre sistemas POS, a ver si el sistema te permite cambiar a una tercera compañía de procesos más tarde, si quieres más flexibilidad.
2. Características
Tus necesidades pueden cambiar a medida que tu negocio crezca, así que considera cuáles características necesitas hoy y cuáles querrás en el futuro. Aquí hay algunas cosas que un sistema POS puede hacer:
- Aceptar tarjetas de débito y crédito de EMV chip (un chip pequeño en las tarjetas que ayuda a mantener segura la información del titular de la tarjeta)
- Aceptar tarjetas sin contacto (tarjetas que se pueden acercar en vez de pasar o insertar en la máquina) y pagos móviles
- Almacenar efectivo en un cajón seguro
- Escanear los códigos de barras de los productos
- Rastrear el inventario del negocio
- Crear informes de ventas
- Manejar los horarios y hojas de tiempo de los empleados
- Manejar un programa de fidelidad del cliente
- Conectarse con el software de contabilidad
- Imprimir recibos o mandar recibos digitales
3. Sencillez
Algunos sistemas requieren horas o días para configurarlos o requerirte a contratar a un consultor para comenzar. Otros pueden ser más sencillos. La configuración es solamente una parte del proceso. Considera la facilidad de usar el sistema diario, y la facilidad de entrenar a los nuevos empleados para usarlo.
4. Apoyo
Un solo problema con el sistema POS podría frenar tu empresa y, como dueño de empresa, puede que seas tú quien tenga que solucionar el problema. ¿Adónde vas a buscar ayuda? Algunos proveedores de sistemas POS ofrecen apoyo en cualquier momento del día. Con otros, es posible que necesites resolver el problema por tu cuenta o pagarle a un consultor.
Nota: Como dueño de una pequeña empresa, tendrás que decidir qué tipos de pagos les aceptarás a los clientes.
Informativo elaborado con el apoyo de VISA y el International Rescue Committe - IRC.